Política de Privacidad

1. Introducción

Esta Política de Privacidad explica cómo CoverNote recopila, utiliza, almacena, procesa, comparte y protege información personal y datos relacionados con los usuarios de la plataforma.

Al utilizar CoverNote, el usuario acepta el tratamiento de sus datos conforme a esta Política de Privacidad.

2. Responsables y operación

CoverNote puede ser desarrollado, mantenido, alojado o soportado por Cover All AI Consulting LLC y sus proveedores tecnológicos autorizados.

Los pagos procesados mediante Pagadito, Ficohsa u otros medios habilitados en Honduras podrán ser gestionados por Cover All AI Consulting S. DE R.L. DE C.V.

Dependiendo de la operación, país, método de pago o canal comercial, una o ambas entidades pueden participar en el tratamiento de datos necesarios para prestar el servicio, gestionar pagos, soporte, facturación, seguridad y cumplimiento.

3. Datos que recopilamos

Datos de cuenta

• nombre;
• correo electrónico;
• contraseña gestionada mediante proveedor de autenticación;
• datos de inicio de sesión;
• foto o avatar;
• organización;
• cargo o rol;
• idioma;
• zona horaria;
• preferencias de tema o color;
• workspace activo.

Datos de autenticación

Si el usuario utiliza inicio de sesión con Google u otro proveedor, podemos recibir datos como correo electrónico, nombre visible, avatar, identificador del proveedor y metadatos de autenticación.

Datos de reuniones y contenido

• audios grabados o subidos;
• archivos de audio;
• transcripciones;
• segmentos de transcripción;
• resúmenes;
• ayudas memoria;
• mensajes de chat IA;
• tareas;
• fechas importantes;
• eventos de calendario nativo;
• carpetas;
• documentos o outputs generados;
• embeddings o representaciones técnicas para búsqueda y clasificación.

Datos de workspace

Nombre del workspace, propietario, miembros, roles, invitaciones, correos de invitados, estado de invitaciones y límites del plan.

Datos de pago y facturación

Plan contratado, ciclo de facturación, estado de suscripción, facturas, transacciones, monto en USD, monto reflejado en HNL cuando corresponda, tipo de cambio cuando aplique, marca de tarjeta, últimos dígitos, token o referencia de pago, estado del método de pago y datos necesarios para facturación. CoverNote no almacena número completo de tarjeta ni CVV.

Datos técnicos

Dirección IP y user agent gestionados por proveedores de autenticación o infraestructura; logs técnicos; eventos de seguridad; errores; identificadores de sesión; información del navegador o dispositivo cuando sea necesaria para operar o proteger el servicio.

4. Finalidades del tratamiento

• crear y gestionar cuentas;
• autenticar usuarios;
• permitir grabación y carga de audio;
• transcribir reuniones;
• generar resúmenes y outputs;
• operar chat IA;
• detectar tareas y fechas;
• organizar carpetas y calendarios;
• gestionar workspaces y miembros;
• procesar pagos y suscripciones;
• enviar correos transaccionales;
• prevenir fraude y abuso;
• proteger la seguridad de la plataforma;
• atender soporte;
• cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales;
• resolver disputas;
• mejorar estabilidad, rendimiento y funcionalidad.

5. Bases legales del tratamiento

• ejecución de un contrato o prestación del servicio solicitado;
• consentimiento del usuario;
• cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, regulatorias o contractuales;
• interés legítimo en operar, proteger, mejorar y asegurar la plataforma;
• prevención de fraude, abuso, incidentes de seguridad o uso indebido;
• atención de reclamos, soporte, disputas o defensa legal.

6. Uso de inteligencia artificial

CoverNote utiliza proveedores de inteligencia artificial para procesar audios, transcripciones, prompts, preguntas, respuestas, resúmenes, embeddings, clasificación y otros datos necesarios para ofrecer funciones de IA.

El contenido enviado a proveedores de IA puede incluir audio, texto, transcripciones, mensajes del usuario, contexto de la reunión, zona horaria y datos necesarios para generar resultados.

El usuario reconoce que no debe subir información que no tenga derecho a procesar o compartir con proveedores tecnológicos.

CoverNote no toma decisiones legales, médicas, financieras, laborales, crediticias o de efectos jurídicos significativos de forma exclusivamente automatizada. Las funciones de IA son asistivas y requieren revisión humana.

7. Proveedores y subprocesadores

CoverNote puede compartir datos con proveedores necesarios para prestar el servicio, incluyendo OpenAI, Anthropic/Claude, Google/Gemini, Pagadito, Resend, Lovable Cloud/Supabase, Cloudflare y proveedores de hosting, almacenamiento, autenticación, correo, pagos, seguridad, infraestructura o soporte.

Estos proveedores procesan datos únicamente para prestar servicios necesarios o autorizados. CoverNote podrá cambiar, agregar o sustituir proveedores por otros equivalentes cuando sea necesario para operar, mejorar o proteger la plataforma.

8. Transferencias internacionales

Los datos pueden ser procesados, almacenados o transferidos fuera del país del usuario, incluyendo Estados Unidos u otros países donde operen nuestros proveedores. Al utilizar CoverNote, el usuario acepta que sus datos puedan ser transferidos y procesados internacionalmente para prestar el servicio.

9. Retención de datos

Los audios se eliminan automáticamente después de 15 días.

Las transcripciones, resúmenes, tareas, calendarios, chats, carpetas, outputs generados y datos relacionados pueden conservarse mientras la cuenta esté activa o hasta que el usuario los elimine o elimine su cuenta.

Después de la cancelación de una suscripción, CoverNote podrá conservar datos por hasta 12 meses.

Después de la eliminación de una cuenta, CoverNote eliminará o anonimizará datos activos, pero podrá conservar registros mínimos necesarios para facturación, cumplimiento fiscal, auditoría, seguridad, prevención de fraude, disputas, contracargos, defensa legal y cumplimiento regulatorio.

10. Eliminación de cuenta

El usuario puede eliminar su cuenta desde la plataforma. La eliminación puede implicar anonimización de perfil, eliminación de reuniones, audios activos, transcripciones y outputs, tareas y eventos, revocación de métodos de pago, cancelación de suscripción y conservación de registros mínimos fiscales y de auditoría.

Si el usuario es propietario de un workspace compartido, puede requerirse transferencia de propiedad antes de completar la eliminación.

11. Seguridad

CoverNote implementa medidas razonables de seguridad técnica y organizativa para proteger datos, incluyendo autenticación, controles de acceso, políticas de base de datos, almacenamiento privado, logs, protección de secretos y separación de permisos.

Sin embargo, ningún sistema es completamente seguro. El usuario acepta que existen riesgos inherentes al uso de servicios digitales, internet y proveedores externos.

12. Datos sensibles y usos especiales

CoverNote no está diseñado para ser utilizado como expediente médico, sistema de emergencia, repositorio oficial de evidencia judicial, archivo regulatorio obligatorio o sistema diseñado para cumplir por sí solo con normativas especiales de datos sensibles.

El usuario es responsable de no cargar información sensible o regulada salvo que tenga base legal suficiente, autorización válida y asuma plena responsabilidad por dicho tratamiento.

13. Derechos del usuario

Según la ley aplicable, el usuario puede tener derecho a acceder a sus datos, corregir información, solicitar eliminación, limitar u oponerse a ciertos tratamientos, solicitar información sobre tratamiento y retirar consentimiento cuando aplique.

Las solicitudes deberán enviarse a ai.corp@coverallaic.com. Responderemos dentro de un plazo razonable, normalmente hasta 30 días calendario, salvo que la solicitud sea compleja, legalmente improcedente o requiera verificación adicional.

Actualmente CoverNote no ofrece una herramienta automática de exportación integral de datos. Sin embargo, el usuario puede ejercer los derechos que correspondan conforme a la ley aplicable escribiendo al correo indicado.

14. Menores de edad

CoverNote no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores. Si se detecta uso por un menor sin autorización válida, podremos restringir o eliminar la cuenta.

15. Comunicaciones

Podemos enviar comunicaciones relacionadas con cuenta, seguridad, facturación, pagos, cambios de plan, invitaciones, soporte, actualizaciones importantes y avisos legales.

16. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario. La versión vigente estará disponible en la plataforma.

17. Contacto

Privacidad y datos personales: ai.corp@coverallaic.com

Copyright/DMCA: copyright@coverallaic.com